quarta-feira, setembro 01, 2021
armazenamento das notas fiscais

A legislação determina que empresas precisam guardar o XML da nota fiscal por até 5 anos

Empreendedorismo
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Sabemos hoje o quanto é importante o armazenamento das notas fiscais (NF-es) para as empresas, uma vez que é atividade obrigatória. As empresas devem por um período de até cinco anos as notas fiscais emitidas e isto está previsto em legislação.

Sabendo o quanto há dúvidas e desconhecimento sobre tal assunto, este artigo visa te apresentar de que forma este armazenamento de notas é realizado.

Acompanhe-nos e saiba agora mesmo como manter uma gestão eficiente do seu negócio para que sua empresa esteja conforme o que a lei regulamenta.

Como é emitida uma nota fiscal?

As NF-es tratam-se de arquivo XML, eXtensible Markup Language, que é um código de linguagem unificada para uso virtual e uso offline. O formato XML da NFe é arquivado de forma eletrônica e tem validade assegurada por meio de uma assinatura digital.

Este arquivo XML origina-se toda vez que uma NF-e é emitida, registrando todos os detalhes da transação efetivada em questão, contendo os seguintes dados:

  •         Valores, número, modelo, série e datas de emissão
  •         Quem é o emissor e o destinatário
  •         Descrição dos produtos ou serviços
  •         Dados do ICMS e do transporte

Por qual motivo é tão importante o armazenamento das notas fiscais?

A obrigatoriedade imposta é um dos fatores importantes, pois faz parte da fiscalização e administração tributária brasileira levando em consideração o processo fiscal, desde a emissão até o armazenamento, escrituração e entrega.

Saiba que é responsabilidade dos armazenamentos são inteiramente do emissor e do destinatário.

Sistema de automação

Um dos sistemas que possui tecnologia para integrar órgãos públicos fiscais e empresas é o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, integrador dos livros fiscais, que antes eram entregues em papel, de forma digital.

Veja que armazenamento das NF-es está diretamente relacionado às tecnologias vigentes.

Outros sistemas automatizados

Já pensou se os gerenciamentos destas notas fiscais estivessem sendo feitos manualmente? Imagine só a possibilidade de erros constantes que podem resultar em discrepâncias enormes.

Sabendo disso, sua empresa deve contar com um sistema automatizado de gestão das NF-es, bem como o armazenamento dos arquivos XML, otimizando tempo e podendo acessar estes arquivos quando necessário.

Muitas vezes as informações contidas nestas notas podem ser importantes para planejamentos futuros da empresa, análise de cenários para se encontrar soluções as melhores possíveis para cada situação.

Tempo de arquivamento

Pela lei é necessário que os documentos sejam armazenados eletronicamente por cinco anos e esta é uma obrigação do consumidor e da empresa.

Por exemplo, se um consumidor compra um item e deseja fazer a troca do mesmo, o arquivo é necessário.

Se a Receita Federal do Brasil assim o exigir, o arquivo deve ser prontamente apresentado, pois do contrário, pode haver a aplicação de multas que podem ultrapassar R$ 1.000 por cada documento não apresentado quando o fisco exigir.

Como se consulta um arquivo XML?

Isso se dá com o uso de sistemas de softwares especializados nesta leitura e decodificação e um destes programas é disponibilizado pela Secretaria da Fazenda.

Com o programa é possível digitar a chave de acesso da NF-es, que é um código formado por 44 dígitos e inserir o certificado digital para, então, baixar xmls de forma individual.

Procure sempre agir conforme a lei exige, arquivando tais documentos pelo prazo estabelecido e pelo tempo estipulado.

Ficamos por aqui com a conclusão de que as NF-es são arquivos extremamente importantes e utilize a tecnologia para agilizar a localização, procedimentos de escrituração e envios a pedido do Governo.

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