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Sistema antifraude: Como evitar fraudes por parte dos funcionários

Empreendedorismo
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Um bom sistema antifraude pode evitar problemas financeiros e operacionais. Em português: evitar que seu negócio quebre.

As preocupações de um empreendedor com a saúde do seu negócio exigem que o cuidado com os fatores internos seja intenso e por isso é necessário se dedicar à montagem de um sistema antifraude realmente eficiente.

Os dados apontam que esse tipo de corrupção corporativa têm corroído cada vez mais a receita das empresas e por isso você deve encará-lo como uma prioridade no seu empreendimento a partir de agora.

Então, se você ainda não tem a certeza de que possui um sistema antifraude seguro e eficiente funcionando, recomendo que leia este artigo até o final e implante com urgência as dicas a seguir:

A base de um sistema antifraude é a verificação!

A estrutura do seu negócio pode ser abalada por criminosos externos, mas também corre um sério risco com pessoas mal intencionadas de dentro. Por isso é importante que você não foque apenas na qualificação apresentada pelo currículo de um candidato na hora da contratação, mas também cheque detalhadamente seus antecedentes e referências.

Além disso, é indicado que você tenha na equipe funcionários para supervisionar informações financeiras, uma vez que fraudes são mais prováveis quando apenas uma pessoa tem acesso a esse tipo de dado.

A desconfiança é sua aliada na hora de montar um sistema antifraude eficaz. Por mais que um funcionário esteja há muito tempo na casa e aparente ser honesto, fiscalize sempre o seu trabalho.

Uma grande parte dos funcionários envolvidos em esquemas do tipo começam a realizar delitos depois de alguns anos na empresa, quando ganham a confiança dos seus chefes e não têm mais seus trabalhos fiscalizados.

Também se lembre de restringir o acesso de funcionários a informações que eles não precisem para cumprir suas atividades, principalmente quando o assunto for finanças. Uma boa pedida também é colocar senhas em pastas ou documentos que apenas os gestores devem ter acesso.

Lembre de realizar auditorias e controles sem aviso prévio em setores mais “visados”, como a contabilidade, a tesouraria, o estoque, folha de pagamento e áreas afins. Seja exigente e cético com tudo que encontrar. Depois busque novas ideias para superar as deficiências encontradas.

Uma empresa bem estruturada contribui para um bom sistema antifraude

Empresas com processos mal estruturados e com muitas vulnerabilidades são rapidamente descobertas por estes criminosos e ficam mais suscetíveis a desvios. É necessário que você fique atento para minimizar estragos.

É importante que você conheça melhor que ninguém todos os processos que a sua empresa possui e os revise para encontrar pontos fracos. Antecipe-se frente aos riscos. Caso não haja maneira de mudar algum ponto vulnerável sem prejudicar a produtividade, redobre a sua atenção frente a ele e verifique pessoalmente sempre que possível.

É indispensável também que você padronize o modo de trabalho de todas as divisões da empresa para algo em sua zona de conforto, uma vez que, sem estas definições, cada funcionário trabalha a seu jeito e dificulta que o gestor faça a verificação frequente com mais eficiência, podendo atrasar a detecção de possíveis fraudes.

Alinhar o pensamento da equipe com o código de ética e metodologia da empresa não só minimiza erros e delitos, como também aumenta a produtividade. Você pode entender melhor sobre a importância de treinar seus funcionários clicando aqui.

A automação é uma arma poderosa quando se fala em sistema antifraude!

Algumas atividades são repetitivas e podem ser facilmente automatizadas. Gastar tempo e recursos para priorizar a mão de obra humana sobre as máquinas garantirá apenas que suas atividades de sobrevivência da empresa tornem-se um enorme desperdício de trabalho e prejudiquem seus ganhos. Conte com os humanos para as tarefas estratégicas.

A automação também contribui para a padronização que citamos como ponto importante anteriormente. Caso você esteja buscando ideias para implantar uma automação comercial na sua loja, não deixe de conferir o artigo que fizemos sobre este assunto clicando aqui.

Tenha em mente que seu sistema antifraude não é à prova de falhas!

Infelizmente, nada pode garantir que você nunca sofra com as atitudes de criminosos, mas ao adotar essas medidas de segurança, você consegue diminuir os riscos e se preparar para lidar com os danos.

Lembre-se de que cada caso é um caso e você precisa respeitar as peculiaridades da sua empresa.

Não adianta tentar implementar algo apenas “porque funciona em uma instituição maior” se seus processos não seguirem a mesma linha que naquele lugar.

Em caso de sentir que há a necessidade, não hesite em contratar uma empresa de consultoria e segurança.

A melhor estratégia antifraude é se prevenir.

As suas informações administrativas são um tesouro e você precisa começar a tratá-las como tal.

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