quarta-feira, setembro 01, 2021
6 dicas para investir na melhor mercadoria que você tem em mãos: o tempo!

6 dicas para investir na melhor mercadoria que você tem em mãos: o tempo!

Empreendedorismo
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Você já se flagrou desesperado com a baixa quantidade de resultados alcançados em um dia? A sua empresa também tem ficado abaixo das suas expectativas quando se trata de produtividade? Então você e eu precisamos conversar.

Uma reclamação que ouvi por diversas vezes pela voz de empresários do pequeno e médio varejo é a de que “o dia tem apenas 24 horas”. Essa reclamação reflete algo que precisa ser mudado com URGÊNCIA no negócio, uma vez que é reflexo de um planejamento deficiente.

Você sempre soube que o dia tem 24 horas e não estar preparado para isso é o resultado de uma má gestão de tempo!

Mas calma! Até o final deste artigo, você receberá 6 dicas preciosas para administrar bem o seu horário de produção.

1 – Planejamento é a base de tudo!

Concentre-se nas atividades que precisam ser feitas por você diariamente. Planeje sua rotina, organize sua área de trabalho e aprenda a priorizar as atividades por prazo de entrega ou relevância. Saiba quando você mesmo deve realizar uma tarefa e quando deve devolvê-la ou delegá-la.

Você precisa conhecer bem a equipe e o negócio para ter a base necessária para um plano eficiente.

2 – Gerencie as atividades

Após organizar e planejar cada atividade, é importante gerenciar a execução das mesmas. Existem alguns métodos interessantes para gestão de tempo. Confira três deles a seguir:

A metodologia Getting Things Done, ou GTD, parte do princípio de que obter controle sobre as coisas traz a tranquilidade necessária para se alcançar os melhores resultados possíveis. Esse método é estruturado a partir de 5 passos:

Capturar: nessa etapa, o objetivo é realizar a coleta de tudo aquilo que merece sua atenção e organizar, como em uma lista de atividades no computador, smartphone ou mesmo no papel, por exemplo.

Esclarecer: nesse ponto, você deve analisar cada informação que coletou e decidir quais demandam ações e quais não.

Organizar: organize as atividades necessárias da forma que preferir para a execução. Coloque aquelas com aspectos semelhantes em listas separadas para uma melhor classificação.

Refletir: essa é a hora de revisar. Faça sempre que possível para ter certeza de que não está esquecendo nenhuma tarefa.

Engajar: com tudo preparado, é hora de executar as atividades que você listou.


Outra técnica que merece atenção, é a Pomodoro (tomate, em italiano). É um método bastante utilizado por alunos que querem melhorar seu tempo de estudo.

Com origem na década de 80, essa técnica indica a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo de 25 minutos cada. Estes intervalos são chamados de “Pomodoro”.

O método segue 7 etapas, que são:

Listar: crie uma lista de tarefas que precisa realizar.

Cronometrar: programe um cronômetro para contar os intervalos de 25 minutos.

Trabalhar sem pausas: selecione uma das tarefas listadas e realize sem pausas.

Pausa: assim que os primeiros 25 minutos acabarem, realize uma pausa de 5 minutos e aproveite para fazer algo que te ajude a relaxar.

Retomada: após a pausa, retome o trabalho por mais 25 minutos sem interrupção.

Pausa longa: depois do quarto “pomodoro”, realize uma pausa mais longa, por volta de 30 minutos, e depois recomece a tarefa.

Conclusão: risque a atividade da lista ao terminar.

Por fim, um outro método eficiente é o Kanban. Utilizada por muitas empresas como técnica de gerenciamento de projetos, o processo é bastante simples: escreva as atividades em cartões e transfira-os de acordo com o andamento do processo.

Você pode, por exemplo, criar 3 grupos, sendo o primeiro grupo o de tarefas a fazer, o segundo grupo o de atividades em andamento e o terceiro de concluídas. Mova a atividade de um grupo para o outro conforme o processo evoluir.

Escolha o método que mais se adequa ao seu perfil e comece a gerenciar as atividades agora mesmo de modo eficiente.

3 – Mantenha a caixa de e-mails bem organizada

Essa dica é simples, mas muito mais eficaz do que você imagina. Classifique e separe seus e-mails de acordo com o tema, se são de clientes ou se são de fornecedores.

Veja aqueles que podem ser respondidos rapidamente e resolva-os logo, mas deixe os mais complexos e que demandam mais tempo para o horário programado para responder e-mails.

4 – Procrastinação? Aqui não!

As tarefas mais trabalhosas e desagradáveis costumam receber menos atenção do que precisam e são adiadas sem motivo por diversas vezes. Esse tipo de coisa diminui o prazo e atrapalha o planejamento. Se uma atividade é sua, você quem deve realizar. Não jogue seu planejamento fora por falta de vontade!

5 – Reuniões sem enrolação, por favor!

Suas reuniões precisam ser objetivas! Todos precisam chegar à sala cientes do assunto que irá ser tratado. Defina horários para começar e também para terminar. Caso necessário, defina um tempo limite para as falas de cada um. As soluções chegarão até você de forma organizada e produtiva, garantindo que vocês tenham mais tempo para trabalhar naquilo que é realmente importante: a execução da pauta decidida na reunião.

6 – Não permita que seu tempo seja roubado!

O tempo é a mercadoria mais importante da atual conjuntura econômica. Trabalhadores vendem sua hora de trabalho. Atletas de elite treinam para competir em minutos. Recordes mundiais são decididos por causa de segundos.

Toda decisão que você toma, indica que aquela ação em específico era mais importante que todas as outras opções que você tinha para realizar naquele mesmo momento.

É por isso que você precisa tomar cuidado e não deixar o seu tempo ser roubado. Evite a verificação excessiva de e-mails, as mensagens instantâneas no computador ou no celular, aquela pausa longa para o café e os vídeos engraçados que você encontrou nas redes sociais.

Por mais que essas coisas te ajudem a descansar a mente um pouco, elas também prejudicam exponencialmente a sua gestão de tempo e produtividade. Guarde-os para seu intervalo. As pausas são importantes para seu psicológico, mas é o trabalho que paga suas contas.

Gerenciamento de tempo não é fácil, mas é necessário para o bom desempenho de um negócio. A produtividade melhorada diminui o estresse e aumenta a chance de sucesso. Seu tempo é precioso demais para você desperdiçar.

Lembre-se sempre de que o único tempo que você quer ver gasto em excesso na sua empresa com algo que não seja trabalho, é o do cliente satisfeito consumindo seu produto.

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