6 dicas para investir na melhor mercadoria que você tem em mãos: o tempo!

6 dicas para investir na melhor mercadoria que você tem em mãos: o tempo!

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Você já se flagrou desesperado com a baixa quantidade de resultados alcançados em um dia? A sua empresa também tem ficado abaixo das suas expectativas quando se trata de produtividade? Então você e eu precisamos conversar.

Uma reclamação que ouvi por diversas vezes pela voz de empresários do pequeno e médio varejo é a de que “o dia tem apenas 24 horas”. Essa reclamação reflete algo que precisa ser mudado com URGÊNCIA no negócio, uma vez que é reflexo de um planejamento deficiente.

Você sempre soube que o dia tem 24 horas e não estar preparado para isso é o resultado de uma má gestão de tempo!

Mas calma! Até o final deste artigo, você receberá 6 dicas preciosas para administrar bem o seu horário de produção.

1 – Planejamento é a base de tudo!

Concentre-se nas atividades que precisam ser feitas por você diariamente. Planeje sua rotina, organize sua área de trabalho e aprenda a priorizar as atividades por prazo de entrega ou relevância. Saiba quando você mesmo deve realizar uma tarefa e quando deve devolvê-la ou delegá-la.

Você precisa conhecer bem a equipe e o negócio para ter a base necessária para um plano eficiente.

2 – Gerencie as atividades

Após organizar e planejar cada atividade, é importante gerenciar a execução das mesmas. Existem alguns métodos interessantes para gestão de tempo. Confira três deles a seguir:

A metodologia Getting Things Done, ou GTD, parte do princípio de que obter controle sobre as coisas traz a tranquilidade necessária para se alcançar os melhores resultados possíveis. Esse método é estruturado a partir de 5 passos:

Capturar: nessa etapa, o objetivo é realizar a coleta de tudo aquilo que merece sua atenção e organizar, como em uma lista de atividades no computador, smartphone ou mesmo no papel, por exemplo.

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Esclarecer: nesse ponto, você deve analisar cada informação que coletou e decidir quais demandam ações e quais não.

Organizar: organize as atividades necessárias da forma que preferir para a execução. Coloque aquelas com aspectos semelhantes em listas separadas para uma melhor classificação.

Refletir: essa é a hora de revisar. Faça sempre que possível para ter certeza de que não está esquecendo nenhuma tarefa.

Engajar: com tudo preparado, é hora de executar as atividades que você listou.


Outra técnica que merece atenção, é a Pomodoro (tomate, em italiano). É um método bastante utilizado por alunos que querem melhorar seu tempo de estudo.

Com origem na década de 80, essa técnica indica a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo de 25 minutos cada. Estes intervalos são chamados de “Pomodoro”.

O método segue 7 etapas, que são:

Listar: crie uma lista de tarefas que precisa realizar.

Cronometrar: programe um cronômetro para contar os intervalos de 25 minutos.

Trabalhar sem pausas: selecione uma das tarefas listadas e realize sem pausas.

Pausa: assim que os primeiros 25 minutos acabarem, realize uma pausa de 5 minutos e aproveite para fazer algo que te ajude a relaxar.

Retomada: após a pausa, retome o trabalho por mais 25 minutos sem interrupção.

Pausa longa: depois do quarto “pomodoro”, realize uma pausa mais longa, por volta de 30 minutos, e depois recomece a tarefa.

Conclusão: risque a atividade da lista ao terminar.

Por fim, um outro método eficiente é o Kanban. Utilizada por muitas empresas como técnica de gerenciamento de projetos, o processo é bastante simples: escreva as atividades em cartões e transfira-os de acordo com o andamento do processo.

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Você pode, por exemplo, criar 3 grupos, sendo o primeiro grupo o de tarefas a fazer, o segundo grupo o de atividades em andamento e o terceiro de concluídas. Mova a atividade de um grupo para o outro conforme o processo evoluir.

Escolha o método que mais se adequa ao seu perfil e comece a gerenciar as atividades agora mesmo de modo eficiente.

3 – Mantenha a caixa de e-mails bem organizada

Essa dica é simples, mas muito mais eficaz do que você imagina. Classifique e separe seus e-mails de acordo com o tema, se são de clientes ou se são de fornecedores.

Veja aqueles que podem ser respondidos rapidamente e resolva-os logo, mas deixe os mais complexos e que demandam mais tempo para o horário programado para responder e-mails.

4 – Procrastinação? Aqui não!

As tarefas mais trabalhosas e desagradáveis costumam receber menos atenção do que precisam e são adiadas sem motivo por diversas vezes. Esse tipo de coisa diminui o prazo e atrapalha o planejamento. Se uma atividade é sua, você quem deve realizar. Não jogue seu planejamento fora por falta de vontade!

5 – Reuniões sem enrolação, por favor!

Suas reuniões precisam ser objetivas! Todos precisam chegar à sala cientes do assunto que irá ser tratado. Defina horários para começar e também para terminar. Caso necessário, defina um tempo limite para as falas de cada um. As soluções chegarão até você de forma organizada e produtiva, garantindo que vocês tenham mais tempo para trabalhar naquilo que é realmente importante: a execução da pauta decidida na reunião.

6 – Não permita que seu tempo seja roubado!

O tempo é a mercadoria mais importante da atual conjuntura econômica. Trabalhadores vendem sua hora de trabalho. Atletas de elite treinam para competir em minutos. Recordes mundiais são decididos por causa de segundos.

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Toda decisão que você toma, indica que aquela ação em específico era mais importante que todas as outras opções que você tinha para realizar naquele mesmo momento.

É por isso que você precisa tomar cuidado e não deixar o seu tempo ser roubado. Evite a verificação excessiva de e-mails, as mensagens instantâneas no computador ou no celular, aquela pausa longa para o café e os vídeos engraçados que você encontrou nas redes sociais.

Por mais que essas coisas te ajudem a descansar a mente um pouco, elas também prejudicam exponencialmente a sua gestão de tempo e produtividade. Guarde-os para seu intervalo. As pausas são importantes para seu psicológico, mas é o trabalho que paga suas contas.

Gerenciamento de tempo não é fácil, mas é necessário para o bom desempenho de um negócio. A produtividade melhorada diminui o estresse e aumenta a chance de sucesso. Seu tempo é precioso demais para você desperdiçar.

Lembre-se sempre de que o único tempo que você quer ver gasto em excesso na sua empresa com algo que não seja trabalho, é o do cliente satisfeito consumindo seu produto.

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